Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması

Veri sorumlusu

Bu platform (Kovan · kovan.educabee.co), EducaBee bünyesinde yürütülen YKS koçluk hizmeti için kullanılır. Veri sorumlusu EducaBee'dir. Sorularınız ve KVKK kapsamındaki talepleriniz için iletisim@educabee.co adresine yazabilirsiniz.

Hangi veriler işlenir?

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, sınıf/okul bilgisi, veli iletişim bilgisi.
• Akademik takip verileri: haftalık program, ödev tamamlama durumları, çalışma süreleri, deneme sonuçları, hata defteri kayıtları ve öğrencinin ödev bağlamında yazdığı yorumlar.
• Fotoğraflar: öğrencinin kendisinin yüklediği çalışma kanıtı, soru ve belge fotoğrafları; kitap talebiyle yüklediği kitap kapağı ve içindekiler fotoğrafları; web portalında okuttuğu optik form fotoğrafı.
• Koç ve yönetim kayıtları: koçun görüşme notları, kayıt defterindeki notlar (veli talepleri dahil) ve yönetimin aktardığı WhatsApp yazışmaları ile ekran görüntüleri.
• Uygulama içi satın alımlar: Apple’ın doğruladığı işlem kimliği, ürün, satın alma ve dönem sonu tarihleri, yenileme/iade durumu Kovan hesabınızla ilişkilendirilir. Bu bilgiler üyelik hakkını sağlamak, geri yüklemek ve iade/yenilemeleri uygulamak için işlenir. Kart numaranız veya banka bilgileriniz Kovan’a iletilmez; ödemeyi Apple işler.
• Koçumla İletişim: gönderdiğiniz mesaj, gönderen/alıcı hesabı ve zaman bilgisi, size cevap verilebilmesi için saklanır. Atanmış koçunuz ve yetkili yönetici bu görüşmeye erişebilir.
• Teknik veriler: oturum çerezi (giriş için zorunlu) ve hata kayıtları.
• Kovan'ı nereden duyduğunuza ilişkin isteğe bağlı cevabınız ve sizi öneren arkadaşın adı (doğrulanmamış beyan).
• Google veya Apple ile giriş seçeneğini kullandığınızda sağlayıcının doğruladığı hesap kimliği, e-posta adresi ve paylaştığı temel profil bilgileri, hesabınızı oluşturmak veya mevcut hesabınıza giriş bağlantısı eklemek için Supabase kimlik doğrulama altyapısında işlenir. Apple’ın E-postamı Gizle seçeneğinde özel yönlendirme adresi kullanılır. Google/Apple şifreniz Kovan’a verilmez; posta kutusu, kişiler, Drive veya takvim içeriğine erişim istenmez. Bu bilgiler reklam hedeflemesi için kullanılmaz.
• Eve varış (yalnız öğrenci ayrıca açarsa): telefonun işaretlenen ev bölgesine giriş zamanı ve olay kimliği, öğrenci hesabıyla birlikte koç paneline iletilir. Adres, koordinat, izlenen yol veya evden çıkış bilgisi sunucuya gönderilmez. Son 7 gün panelde görünür; eski kayıtlar günlük olarak temizlenir. Paylaşım kapatılınca bu cihaz yeni olay üretmez, paneldeki geçmiş bağlantı kurulduğunda kaldırılır. İzin 30 gün sonra sona erer. Reşit olmayan veya doğum tarihi kayıtlı olmayan öğrencilerde veli onayı da aranır; uygulamayı kullanmak bu izne bağlı değildir.
• Uyku süresi (yalnız öğrenci açıkça izin verirse): iPhone/Apple Watch Sağlık uygulamasından okunan gece uyku süresi ve uyanma saati. Bu veri varsayılan olarak yalnız telefonda kalır; Kovan hesabına kaydedilmesi uygulama içindeki ayrı bir onay anahtarına bağlıdır ve anahtar kapatıldığında kayıtlı uyku verileri silinir. Onay verildiğinde bu süre öğrencinin kendi koçuna da görünür. Öğrencinin kendi yazdığı yatış/kalkış saati beyanı bundan ayrıdır ve akademik takip verisi olarak işlenir.

Ne amaçla işlenir?

Veriler yalnız koçluk hizmetinin yürütülmesi için işlenir: haftalık program hazırlama, ilerleme takibi, deneme analizi ve veli bilgilendirmesi. İzin verilmişse uyku süresi, öğrencinin çalışma ritmini kendi görebilmesi, uygulamanın uyandıktan sonra tek bir hatırlatma yapabilmesi ve koçun çalışma programını bu ritme göre planlayabilmesi için işlenir; sağlık teşhisi amacı taşımaz, veli raporuna yazılmaz. Veriler reklam amacıyla kullanılmaz, üçüncü kişilere satılmaz.

Reşit olmayan öğrenciler

Öğrencilerimizin çoğu 18 yaş altındadır. Hesap, koç tarafından velinin bilgisi dahilinde ya da öğrencinin kendisi tarafından kayıt formuyla (web ve uygulama) açılır. 18 yaşından küçük öğrenci hesabını kullanmaya başlayabilir; velinin açık rızası Profil'deki özel bağlantı üzerinden ayrıca alınır ve tamamlanana kadar öğrenciye hatırlatma gösterilir. Veli, aynı bağlantı üzerinden öğrenciye ait gelişim verilerine erişebilir.

Verilere kim erişir?

Öğrenci verisine yalnız hizmeti yürüten ekip erişir. Öğrenciyle çalışan eğitim koçu, yalnızca kendisine atanmış öğrencilerin ders programı, çalışma takibi, deneme verilerini ve öğrenci izin verdiyse uyku süresini görür; sistem bu sınırı teknik olarak uygular. Ödeme ve sözleşme bilgileri ile iletişim kayıtlarının tamamına yalnız veri sorumlusu erişir. Her önemli değişiklik, kim tarafından yapıldığı bilgisiyle kayıt altına alınır.

Nerede saklanır, kimlerle paylaşılır?

Veriler, hizmetin çalışması için kullanılan altyapı sağlayıcılarında saklanır: Supabase (veritabanı ve dosya depolama), Vercel (uygulama barındırma) ve Sentry (yalnız teknik hata kayıtları; kişisel veri gönderimi kapalıdır). Fotoğraflara erişim süreli ve imzalı bağlantılarla sınırlıdır; öğrenci yalnız kendi verisini görür.

Bazı özelliklerde veriler, yapay zekâ hizmeti olarak Anthropic'e (Claude), yönetim panelinde seçilmişse OpenAI'ye de iletilir; ayrıntılar bir sonraki bölümdedir.

Yapay zekâ kullanan özellikler (Anthropic · Claude ve OpenAI)

Aşağıdaki özellikler yapay zekâ modeli kullanır. Haftalık program önerisi yalnız Anthropic'in modeli Claude ile çalışır. Diğer özelliklerde varsayılan model de Claude'dur; veri sorumlusu bir özelliği yönetim panelinden OpenAI'nin modeline (ChatGPT) çevirebilir, bu durumda o özelliğin aşağıda sayılan verileri OpenAI'ye iletilir. Anthropic ve OpenAI yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılardır; bu özellikler kullanıldığında ilgili veriler yurt dışına aktarılır. Veriler yalnız ilgili öneriyi, taslağı ya da okumayı hazırlamak için gönderilir. Anthropic bu verileri kendi modellerini eğitmek için kullanmaz ve kendi koşullarındaki istisnalar dışında en geç 30 gün içinde siler. Koç ve yönetim panelinde hazırlanan öneri ve taslaklar öğrenciye ya da veliye kendiliğinden gitmez.

• Haftalık program önerisi: koç istediğinde Claude, öğrencinin haftası için kitap, gün ve sayfa önerisi hazırlar. Gönderilenler: sınıf, alan, sınav sistemi ve çalışma modu (koçluk, hibrit ya da Otopilot); kitap ve konu adları ile kalan sayfalar; son haftaların ödev tamamlama ve verim bilgisi; çalışma süreleri ve haftanın deneme günleri; deneme netlerinden çıkan ders özeti; öğrencinin beyan ettiği günlük çalışma süresi; koçun notu ve sorulara verdiği yanıtlar. Öğrencinin adı, iletişim bilgileri, okulu, hedefi ve fotoğrafları bu iş için ayrıca gönderilmez; koçun nota, yanıtlara ya da serbest program kalemlerine yazdığı metin olduğu gibi iletilir. Öneri, koç inceleyip kaydetmeden programa yazılmaz.
• Koç panelindeki diğer yardımcılar: deneme analizi, rapor taslağı ve görüşme notundan söz çıkarma. Bu işlerde öğrencinin adı, işe göre sınıfı ve hedefi, deneme sonuçları, çalışma ve ödev tamamlama özeti ya da koçun görüşme notu gönderilir.
• Yönetim paneli: yalnız veri sorumlusu ve yetkili yöneticinin kullandığı asistan, haftalık özet, yazışma aktarımı ve başvuru yanıtı araçları. İstenen özeti ya da taslağı hazırlamak için öğrenci, veli ve başvuru sahibi adları, öğrencinin hedefi, çalışma ve deneme özetleri, ödev yorumları, ödeme bakiyesi, kayıt notları, WhatsApp yazışmaları ve ekran görüntüleri ile başvuru mesajları gönderilebilir.
• Fotoğraf okuma: kitap kapak ve içindekiler fotoğrafları (öğrencinin kitap talebiyle yüklediği fotoğraflar dahil) konu ve sayfa listesini çıkarmak için gönderilir. Öğrenci web portalında optik form fotoğrafını okutursa fotoğraf, işaretlenen cevapları okumak için gönderilir. Çalışma kanıtı ve soru fotoğrafları gönderilmez.

Haklarınız (KVKK m. 11)

Verilerinize erişme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, işlemeye itiraz etme hakkınız vardır. Talebinizi koçunuza iletmeniz yeterlidir; talepler en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Koçluk ilişkisi sona erdiğinde verileriniz, yasal saklama yükümlülükleri saklı kalmak üzere talep halinde silinir.

Tanıtım sitesi ziyaret ölçümü

Tanıtım sayfalarımızı (educabee.co ve global.educabee.co) ziyaret ettiğinizde, hizmetimize olan ilgiyi anlamak ve siteyi iyileştirmek amacıyla IP adresiniz, IP'den türetilen yaklaşık konum (şehir/ülke) ve tarayıcı bilgisi işlenir. Bu ziyaret sayımı kendi sistemimizde yapılır ve kişisel profil oluşturmak için kullanılmaz. Reklam platformlarıyla yapılan ayrı ölçümler aşağıda açıklanmıştır. Ziyaret sayımı için kullanılan damga günlük olarak değişir; ziyaretleriniz gün ötesinde birbirine bağlanmaz.

Kayıt formu gönderildiğinde, otomatik toplu hesap açma gibi kötüye kullanımları önlemek amacıyla IP adresiniz ve girilen telefon numarası en fazla 7 gün süreyle kayıt denemesi kaydında tutulur ve sonra kendiliğinden silinir; bu kayıt başka bir amaçla kullanılmaz. Hesap açmadan önce uygulamada kitap listesini ve haftalık plan önizlemesini kullandığınızda da aynı amaçla yalnızca IP adresiniz, yapılan işlemin türü ve zamanıyla birlikte en fazla 7 gün süreyle bir hız sayacında tutulur ve sonra kendiliğinden silinir; bu kayıt başka bir amaçla kullanılmaz.

Reklam ölçümü (Google Ads, ChatGPT Ads ve Apple Ads)

Tanıtım sitemize Google veya ChatGPT reklamı üzerinden geldiyseniz, reklamın işe yarayıp yaramadığını ölçmek için bağlantıdaki kampanya etiketleri ve platformun tıklama referansı saklanabilir. Bu ölçüm tanıtım sitesinde çalışır; öğrenci portalında ve koç panelinde bulunmaz. Kovan iPhone uygulamasındaki Apple Ads ölçümü aşağıda açıklanmıştır.

Reklam tıklamanıza Google tarafından verilen kimlik (gclid) tarayıcınızda saklanır ve başvurunuzla birlikte kaydedilir. Bu kimlik kişiye değil tıklamaya aittir. Başvuru formunu gönderdiğinizde, dönüşümün doğru reklama bağlanabilmesi için telefon numaranız tek yönlü özeti alınmış (hash'lenmiş) olarak Google'a iletilir; numaranın kendisi gönderilmez. Adınız, hedefiniz ve mesajınız hiçbir şekilde Google'a aktarılmaz.

ChatGPT Ads bağlantısına OpenAI tarafından eklenebilen tıklama referansı (oppref), başvurunun hangi reklam tıklamasından geldiğini kendi sistemimizde ölçebilmek için tarayıcınızda ve başvuru kaydında saklanır. educabee.co üzerinde 18 yaşını doldurduğunu beyan eden ve reklam ölçümüne izin veren ziyaretçilerin yeni başvuru, WhatsApp ve arama düğmesi olayları, tıklama referansı ve olay zamanı ile OpenAI Conversions API'ye gönderilebilir. Telefon, ad, sınıf, hedef, mesaj, IP adresi ve tarayıcı bilgisi gönderilmez; otomatik form eşleştirmesi yapan Pixel yüklenmez. OpenAI ölçümü için tıklama referansı en fazla 30 günlükken kullanılır. İzin tercihi 90 gün tutulur; sayfanın altındaki Reklam ölçümü tercihleri üzerinden her zaman değiştirilebilir. İzin verilmemesi başvuru yapmayı engellemez. Geri alma sonraki olayların paylaşımını durdurur. Olaylar gelecekte kullanıcı düzeyinde kişiselleştirmede kullanılmaması seçeneğiyle iletilir.

Bir başvuru öğrenci kaydına dönüştüğünde, hangi reklamın gerçekten sonuç verdiğini ölçebilmek için bu kayıt bilgisi ilgili tıklama kimliğiyle Google Ads'e bildirilir. Bildirilen şey yalnızca "bu tıklama kayda dönüştü" bilgisidir; öğrenciye ait hiçbir kişisel veri, program, not veya çalışma kaydı paylaşılmaz.

Tanıtım sitemizi ziyaret etmeniz, size daha sonra Google'ın reklam ağında EducaBee reklamı gösterilebilmesi için bir yeniden pazarlama kitlesine eklenmenize yol açabilir. Bu kitle yalnızca "siteyi ziyaret etti" bilgisine dayanır; adınız, telefonunuz ya da başvuru içeriğiniz bu amaçla kullanılmaz. Bu tür reklam kişiselleştirmesini Google hesabınızın reklam ayarlarından (myadcenter.google.com) kapatabilirsiniz.

Kovan'ı App Store'daki bir Apple reklamından indirdiyseniz, uygulama hesabınız açıldıktan sonra Apple'dan bir kez atıf anahtarı alır ve Apple'a sorarak reklamın kampanya, reklam grubu, anahtar kelime, ülke ve tıklama tarihi bilgisini öğrenir. Bu bilgi yalnız reklamın işe yarayıp yaramadığını ölçmek için hesabınızla birlikte saklanır; anahtar sorgudan sonra silinir. Cihazın reklam kimliği okunmaz; bilgi sizi başka uygulamalarda izlemek ya da reklam hedeflemek için kullanılmaz ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

Çerezler

Uygulamada yalnız oturumun sürmesi için zorunlu çerez kullanılır. Tanıtım sitesinde Google Ads çerezi kullanılır: reklamın sonuç verip vermediğini ölçer ve yeniden pazarlama için ziyaretinizi işaretler (yukarıdaki bölüm). ChatGPT Ads için OpenAI ölçüm çerezi bu hazırlıkta etkin değildir. Öğrenci portalında ve koç panelinde reklam ya da izleme çerezi yoktur.